E-Rechnung ab 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Martin Müller
20. Februar 2025
6 min Lesezeit
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen. Ab 2027 bzw. 2028 wird auch der Versand verpflichtend. Diese Veränderung betrifft nahezu jedes Unternehmen im B2B-Bereich. Was genau auf Sie zukommt und wie Sie sich vorbereiten, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Es handelt sich um ein maschinenlesbares, strukturiertes Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. Die gängigsten Formate in Deutschland sind ZUGFeRD (ein hybrides Format aus PDF und XML) und XRechnung (reines XML). Der Vorteil: Diese Formate können automatisch von Software eingelesen, geprüft und verbucht werden – ohne manuelle Eingabe.
Der Zeitplan der E-Rechnungspflicht
Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden. Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden. Wichtig: Auch kleinere Unternehmen sollten sich frühzeitig vorbereiten, denn die Umstellung betrifft Prozesse, Software und Mitarbeiter gleichermaßen.
Wie Sie sich jetzt vorbereiten
Prüfen Sie zunächst, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format verarbeiten kann. Falls nicht, ist ein Update oder Wechsel nötig. Passen Sie Ihre Eingangsrechnungsprozesse an: E-Rechnungen sollten automatisch eingelesen, validiert und zur Freigabe weitergeleitet werden. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Formaten und Workflows. Und vergessen Sie nicht, auch Ihre Lieferanten und Kunden über die Umstellung zu informieren.
Meine Unterstützung bei der Umstellung
Die E-Rechnung ist nur ein Baustein der Digitalisierung im Rechnungswesen – aber ein wichtiger. Als IT-Berater mit Finanzexpertise helfe ich Ihnen bei der technischen Implementierung UND den fachlichen Anpassungen. Von der Softwareauswahl über die Prozessoptimierung bis zur Mitarbeiterschulung. Kontaktieren Sie mich für eine unverbindliche Beratung.